Tipp des Monats Dezember 2018 – Aufbewahrungspflichten

10. Dezember 2018 |  0 Kommentare |  Tipp des Monats

Aufbewahrungspflichten                              

 

In jedem Jahr stellt sich wieder Frage: “Welche Unterlagen muss ich aufbewahren, welche darf ich vernichten?”  Wir wollen mit diesem Beitrag versuchen, Ihnen einen Leitfaden für die Vernichtung alter Unterlagen zu geben.
                         
Die Aufbewahrungspflichten für betriebliche Unterlagen ergeben sich aus dem Handels- und dem Steuerrecht.
Weitere Pflichten können sich aber auch aus anderen Rechtsgebieten, z.B. dem Sozialversicherungsrecht ergeben.

Nach Steuerrecht

Das Steuerrecht sieht im Wesentlichen 2 Fristen vor:

Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanleitungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist bezieht auch sonstige Unterlagen ein die für die Besteuerung von Bedeutung sind (insbesondere Buchungsbelege).

Die oben genannten Fristen gelten nicht, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa weil noch Gerichtsverfahren anhängig sind.

Aufbewahrungsfristen für das Lohnbüro

Jeder Arbeitgeber führt für jeden Beschäftigten ein eigenes Lohnkonto. Dem Lohnkonto werden sämtliche Belege und Nachweise beigefügt. Unterlagen für das Lohnkonto müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.

Im geltenden Sozialrecht gilt für Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie für Bescheinigungen für den Arbeitnehmer eine Aufbewahrungsfrist bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Jahres. Allerdings können hier auch die längeren steuerlichen Aufbewahrungspflichten gelten.

Aufbewahrung elektronisch übermittelter Dokumente 

Werden steuerlich relevante Dokumente elektronisch übermittelt, sind diese nach den allgemeinen Grundsätzen im elektronischen Zustand aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht gilt z.B. der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments.
Bei elektronischer Archivierung muss eine umfassende System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Hier muss aufgezeichnet sein, “auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden”.

 

In unserem Downloadbereich haben wir eine    A-Z Liste    der Aufbewahrungsfristen bereitgestellt.
Hier geht es direkt zu den       Downloads

 

Sollten Sie Fragen haben, rufen Sie uns bitte an. Wir helfen Ihnen gern 

fidus Steuerberatungsgesellschaft

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